2-Hybride Szenarien – Beispiele

Im Sommer 2020 dokumentierten wir Gespräche mit Personen, die bereits Erfahrungen mit hybriden Meetings gemacht haben. Herzlichen Dank bei den Gesprächspartner*innen für die Zeit und Bereitschaft, ihre Erfahrungen zu teilen!

Zum Überblicksbeitrag über hybride Meetings

Beispiele:

  • Hybrid Reden schwingen – Toastmasters
  • Meeting Neu – bei Rosenbauer
  • Hybrides Bewerbungsgespräch
  • Hybride Sprachkurse
  • Mathematikstunde mit Dokumentenkamera
  • Teammeetings in einer österreichischen Bank

Nehmen Sie teil am kostenfreien red|ma Open House am Mi, 9.9.20 von 16:00-17:30 h , bei dem wir uns Umsetzungserfahrungen anhören, Einblicke in Angelika Güttls Interviewserie über Erlebnisse mit „hybriden Settings” erhalten, ein hybrides Setting hautnah erleben und unsere Erkenntnisse austauschen.


Hybrid Reden schwingen – Toastmasters

Mario Giraldo, Präsident eines Toastmasters-Club in Wien, verrät seine Erfahrungen mit den ersten beiden hybriden Club-Meetings.

Toastmasters ist ein Rednerclub, in denen sich Menschen regelmäßig (3x/Monat) treffen und üben, vor Publikum zu sprechen und konstruktives Feedback dazu erhalten. Nach der Zeit, in denen nur Online-Treffen möglich waren, wurde von einigen Mitgliedern der Wunsch geäußert, sich wieder in Präsenz zu treffen, andere wollten online bleiben. Daraus hat sich die Idee ergeben, die wöchentlichen Meetings hybrid zu gestalten.

Mittlerweile wurden 2 Meetings in diesem Modus abgehalten. Am Beamer sind alle Online-Teilnehmenden sichtbar, ein Telefon filmt in den Raum, damit die Online-Teilnehmenden die Vorort-Teilnehmenden sehen können. Für die Kurzvorstellungen wird das Mikro weiter gereicht, die Moderation trägt Funkmikros. Mit dem Bluetooth-Lautsprecher werden die Stimmen der Online-Teilnehmenden übertragen. Glücklicherweise ist ein Großteil des Equipments im Seminarraum des Clubraumes in der digitalsociety zur Verfügung.

Vorort gibt es einen „Zoom-Master“, der die Übertragung im Überblick hat und z.B. zwischen Galerie- und Sprecheransicht wechselt. Woran noch gearbeitet wird, sind die individuellen Feedbacks der Ansprachen, die Vorort mit Zetteln übergeben werden, die Online-Teilnehmenden geben derzeit ihr Feedback über Whatsapp Nachricht weiter.

Ein großer Vorteil dieses Settings ist, dass das Live- Meeting nicht verloren geht, aber jene, die aufgrund der Reisebeschränkungen oder einem anderen Grund nicht Vorort dabei sein können, trotzdem teilnehmen. Diese örtliche Unabhängigkeit ist ein großer Vorteil. Herausfordernd ist die Interaktion, die neu organisiert werden muss. Wichtig ist, dass das Setup passt, es muss sicher gestellt sein, dass sich beide Teilnehmendengruppen gut sehen können und es eine geordnete Interaktion gibt.

Meeting Neu – bei Rosenbauer

Wie haben die „neuen Zeiten“ die Meetingkultur bei Rosenbauer, einem Hersteller von Feuerwehrtechnik, verändert? HR-Manager Andreas Berger gibt einen Einblick.

Andreas Berger, HR-Manager von Rosenbauer www.rosenbauer.com blickt mit ungläubigem Staunen zurück auf die letzten Monate. Hätte man ihm im Februar gesagt, dass in 3 Wochen 750 Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten werden, – ohne vorheriges Projekt, das zumindest ein Jahr im Testbetrieb war, hätte er das für unmöglich gehalten.

Glücklicherweise waren schon vor Beginn des Shutdowns die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgefordert worden, ihre Laptop täglich mit nach Hause zu nehmen. Deshalb verfügten die meisten Mitarbeitenden über Laptops und Headsets oder Lautsprecher und Mikro, zumeist haben sie auch eine gute Internetverbindung.

Mittlerweile ist ein Teil der Mitarbeitenden zurück im Büro und hybride Settings wurden Bestandteil des Arbeitsalltages: Ein Konferenzraum im Unternehmen besitzt eine Videokonferenz-Anlage, zusätzlich 360-Grad-Kamera und Richtmikros, sowie einen Beamer, damit die Präsentationen sichtbar sind. Darüber werden überwiegend Meetings in Microsoft Teams durchgeführt.

Eine Erkenntnis in den hybriden Treffen ist, dass die Live-Meetingteilnehmenden nicht auf die Online-Teilnehmenden vergessen dürfen. Sonst teilt sich das Meeting in zwei Parallelmeetings. Rededisziplin einzuhalten ist essenziell, um die einzelnen zu Wort kommen zu lassen und auch sicherzustellen, dass die Wortmeldungen von allen gehört werden. Gibt es Übertragungsprobleme führt das dazu, dass Teilnehmende nicht gut gehört werden oder hören können, das wirkt sich negativ auf die Meetingqualität aus.

Ein großes Plus der neuen Meetingkultur ist, dass Online- bzw. hybride Meetings meist kürzer und fokussierter sind, neue Regeln etablieren sich.

Berger ist der Ansicht, dass es zu einer dauerhaften Änderung des Reise- und Meetingverhaltens kommen wird und drückt das jovial aus: „Man wird nicht mehr wegen jedem Schmarr‘n irgendwo hinfahren“.

Hybrides Bewerbungsgespräch

Meine Gesprächspartnerin, die HR-Interimsmanagerin, Martina Hofer Moreno, brachte ein hybrides Setting im Rahmen eines Bewerbungs-Interviews ein.

Selbstverständlich ist (auch) vor einem Online-Recruitinggespräch eine (digitale) anforderungsbezogene Potenzialanalyse von großem Vorteil. Diese erleichtert die zielgerichtete Fragestellung enorm und vereinfacht die Entscheidungsfindung (wer kommt ins Finale oder erhält das Jobangebot).  

Setting: Hiring Manager und Recruiter*in befinden sich in einem Raum, Bewerber*in wird online dazu geschaltet. 

Vorteile dieses Formats:

  • Bewerber*in bzw. das Unternehmen hat keine Reisekosten und Gespräch ist zeiteffizient möglich
  • Recruiter*in kann bei gemeinsamen Ort aus den Reaktionen des/der Fachmanager/in das Gespräch entsprechend anpassen. Die räumliche Nähe macht das Wahrnehmen von nonverbalen Hinweisen einfacher, das Gespräch kann entsprechend geführt werden.
  • Bei schlechter Audioqualität bei/m Bewerber/in können sich Hiring Manager und Recruiter*in besser unterstützen und das „rephrasing“ übernehmen.

Fr. Hofer Moreno www.erfolgsspur.at hat diese Form des Recruitings zu schätzen gelernt.

Hybride Sprachkurse

Ein zukunftsweisendes Beispiel für Sprachkurse, das neben dem hybriden Setting auch individualisierte Aufgabenbearbeitung einbezieht.

Gesprächspartner war Dr. Rüdiger Riechert, Senior Manager und Bereichsleiter für Fortbildungen Deutsch als Fremdsprache des IIK. Das IIK ist ein hochschulnaher Bildungsanbieter, der berufliche Weiterbildung insbesondere durch Fremdsprachenkenntnisse (z.B. Deutsch fürs Studium in Deutschland) fördert. Das Institut hat Standorte in Düsseldorf und Berlin. www.iik-deutschland.de

Durch die corona-bedingten Abstandsregeln war es auch nach dem Lock-down nicht möglich, den Sprachunterricht in der gewohnten Form im Seminarraum weiterzuführen. Die Mehrzahl der Kurse wurde deshalb rein virtuell weitergeführt. Da vor Ort lebende Teilnehmer sich aber auch Präsenzunterricht wünschten, wurde folgendes Projekt realisiert: Ein Teil der Teilnehmenden kommt in den jeweiligen Standort, etwa die Hälfte der Teilnehmenden schaltet sich online dazu.

Setting: Im Seminarraum sind 2 Smartboards vorhanden, über ein Smartboard wird der Unterricht abgehalten, am 2. Smartboard sind die Online-Teilnehmenden (via Zoom) sichtbar. Smartboard 1 wird via Kamera an die Online-Teilnehmenden übertragen. Jeder Platz im Seminarraum ist mit einem Laptop und einem Headset ausgestattet. Ähnliche Ausstattung verwenden die Online-Teilnehmenden.

Über eine LTI-Schnittstelle ist ein digitalisiertes Lehrwerk via Lernplattform (Moodle) oder BlinkLearning abrufbar, die Aufgabenstellungen können via Smartboard aufgerufen werden. Alle Sprachkursteilnehmenden können ihr individuelles Online-Exemplar des Lehrwerkes via Moodle oder BlinkLearning nutzen und die Aufgaben darin lösen. Ein individuelles Feedback ist über die Lernplattform möglich.

Auf die Frage nach Verbesserungspotenzialen erwähnt Hr. Riechert, dass gerade getestet wird, die Headsets der Teilnehmenden im Seminarraum durch Mikrofone (Konferenzspinnen) zu ersetzen. Die Studierenden hatten beklagt, den Vorteil der Live-Teilnahme wenig zu spüren. Ansonsten ist das Feedback der Teilnehmenden sehr positiv.

Interessant war noch, dass die Seminarorganisation, nach einem Zwischenschritt mit kürzeren synchronen Kurszeiten und mehr asynchronen Lerneinheiten, auf Wunsch vieler Teilnehmenden wieder auf fünf synchrone Unterrichtseinheiten gewechselt hat, so wie das im Präsenzunterricht üblich war – lediglich die Pausenzeiten wurden von 15 Minuten auf 45 Minuten verlängert. Vielleicht sind hybride/Online-Einheiten doch nicht so anstrengend, wie oft kolportiert?

Mathematikstunde mit Dokumentenkamera

 Die besondere Situation im abgelaufenen Schuljahr, dass nur jeweils die halbe Klasse in der Schule, die zweite Hälfte zu Hause war, hat die Mathematiklehrerin Elke König dazu veranlasst, ein „hybrides Szenario“  zu schaffen. So konnten die gesamte Klasse einer Neuen Mittelschule (Sek.I dh. Kinder zwischen 10 und 14 Jahren) dem Unterricht folgen.

Setting: Mit einer Dokumentenkamera wird alles, was sie in das „Schulübungsheft“ schreibt, sowohl via Microsoft Teams an die Schüler*innen (SuS) zu Hause übertragen, als auch über den Beamer in der Klasse.

Sowohl die Kinder, die online dabei sind (via Teams), als auch die jene, die sich in der Klasse befinden, können Fragen stellen.

Sie findet, dass diese Präsentation viele Vorteile bietet:

  • Tafelbild hat dasselbe Format wie Schulhefte der SuS
  • Farb/Stiftauswahl ist nicht limitiert wie am Whiteboard
  • Die Stunde kann aufgezeichnet werden und bei Krankheit oder zum Wiederholen nochmals angesehen werden
  • Auch Screenshots können in Lernplattform zur Dokumentation und Wiederholung hochgeladen werden.
  • Lehrpersonen erklärt mit dem Gesicht zu den SuS und wendet ihnen nicht, wie bei der Arbeit über die Tafel, den Rücken zu
  • Durch die geringere SuS-Anzahl ist der Geräuschpegel in der Klasse niedriger.

Insbesondere in der Dokumentation via Lernplattformen sieht sie noch Verbesserungsbedarf. Denn die Vorgangsweise der einzelnen Lehrenden zum Abspeichern der Arbeitsaufträge und der Dokumentation und  war sehr unterschiedlich. Als weiteren Erfolgsfaktor nennt sie eine qualitativ hochwertige Dokumentenkamera, mit der ein gutes Bild übertragen werden kann.

Teammeetings in einer österreichischen Bank

Hybride Meetings sind in der Bank seit Jahren üblich. Bei Teammeetings nehmen die Personen, die sich in der Bank befinden, gemeinsam teil, jene, die im Heimbüro sind, online.

Typischerweise bestehen diese Teams aus 6-20 Personen.In der Bank sind eigene Meetingräume für ein hybrides Setting ausgestattet. Sie verfügen über einen Großbildschirm, eine 360-Grad-Kamera und eine Konferenzspinne (Audioübertragung). Auch die Heimarbeitsplätze sind entsprechend ausgestattet, mit Webcam und Headset oä. Erfolgreiche hybride Meetings werden co-moderiert, dh. Es gibt eine Person, die den Ablauf über hat und eine zweite Person, die den Chat betreut. Die Schwierigkeit liegt in der Ausgewogenheit zwischen den Online und den on-site Teilnehmer*innen. Wenn die Diskussion on-site intensiver wird, ist es besonders wichtig, die online-Teilnehmer*innen einzubinden. Manchmal schwingt das aber auch in das Gegenteil um, dass man sich zu sehr auf die, die online, dabei sind, konzentriert. Meine Interviewpartnerin hat auch noch festgehalten, dass sie festgestellt hat, dass Online-Meetings effizienter sind, die Teilnehmenden sind pünktlicher und durch die Krise haben sie festgestellt, dass online „viel mehr geht als gedacht.“.

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