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Kurs 4-3: Notfallkoffer

Erste Hilfe M4Ich packe in meinen Notfallkoffer

Bei der Auswahl der möglichen Probleme und Pannen haben wir uns primär Punkte ausgewählt, die in einer Online-Session vorkommen oder dort aufgrund der eingeschränkten Sinneswahrnehmungen besonders viel Aufmerksamkeit erhalten.

Ich packe meinen Notfallkoffer:

1. Stellen Sie sich vor …

  Ein Koffer will gut gepackt sein – man will alles mithaben, was man brauchen könnte, aber vor allem muss all das gut erreichbar sein. was Ihnen persönlich besonders wichtig ist und Sie man besonders schnell Zugriff haben wollen. Bevor Sie jetzt weiterlesen: Halten Sie kurz inne und überlegen Sie, was Sie besonders stressen würde, wenn es bei einem von Ihnen gestalteten Webinar passiert? 

  • Internetausfall? 
  • Kein Ton? 
  • Im Büro herrscht Tohuwabohu? 
  • … 

Sicher haben Sie sich dazu schon selbst Gedanken gemacht – schließ-lich sind es ja Ihre ganz persönlichen Worst Cases 😉 Aus der folgenden Liste können Sie sich die dazugehörigen Notfall-maßnahmen rauspicken. Aber vielleicht beruhigt es Sie ja auch, wenn Sie sich die vielen Ideen der gesamten Liste in Ihren persönlichen VC-Notfallkoffer packen – sicher ist sicher… 

2. Kein Internet!

Es gibt so etwas wie eine „Ur-Angst“ aller Online-Session Vortragenden: Die Internetverbindung funktioniert nicht! 

Dagegen hilft nur – testen, testen, testen und eine Backup-Lösung parat haben – schon können Sie sich entspannt zurücklehnen -): 

  • Wenn der Einstieg nicht gleich funktioniert, starten Sie Ihren Laptop neu und versuchen Sie nochmals einzusteigen. Wenn es dann noch immer nicht funktioniert, können Sie Ihre Session entweder verschieben oder, wenn es eine/n Co-Trainer/in gibt, und er/sie fühlt sich in der Lage, die Session alleine zu machen, die Session von ihm/ihr durchführen lassen. Die Verständigung zwischen den Trainer/innen kann in einem Alternativchat erfolgen (nicht im allgemeinen Chat der VC-Session, sonst lesen alle Teilnehmenden mit). 
  • Gibt es ein anderes Netzwerk, das Sie nutzen könnten? Zum Beispiel eine LAN-Verbindung durch Einstecken eines Kabels in den Computer, statt über WLAN (dh. Wireless LAN). 
  • Können Sie sich in ein anderes WLAN-Netzwerk einwählen (und haben Sie das dazugehörige WLAN-Passwort zur Verfügung?)
  • Könnten Sie sich ev. auch über eine alternative Verbindung (z.B. Handy/Tablet) einwählen? (Müssen Sie sich dafür vielleicht noch eine entsprechende App herunterladen?)
3. Kein Audio

So selbstverständlich wie Sie in einen Seminarraum gehen und nachsehen, ob Stifte, die richtige Steckverbindung vom Computer zum Beamer oä. vorhanden sind, testen Sie auch beim Starten des Online-Raumes die Audioverbindung. 

ACHTUNG: Auch wenn das Audio schon 100x problemlos funktioniert hat, kann es z.B. durch das Nutzen eines anderen Headsets oder das Hinaufladen eines neuen Programmes zu Änderungen in Ihrer Konfiguration kommen und auf einmal hört man Sie nicht. 

Folgende Punkte sollten Sie in diesem Fall überprüfen:
 

  • Erkennt die Webconferencing-Plattform Ihr Audiogerät (ist es in den Audioeinstellungen aufgelistet?) Falls nicht, wird Ihr Audiogerät meist erkannt, wenn Sie Ihre Webconferencing-Plattform neu starten. 
  • Ist Ihr Audiogerät korrekt eingesteckt? (überhaupt eingesteckt, fest eingesteckt oder bei Klinkensteckern korrekt eingesteckt?) Klingt banal, ist es aber nicht 😉 
  • Ist der Audiopegel auf Ihrem Headset auf Null oder das Audio auf Ihrem Computer stumm geschaltet? Falls ja, dann lauter stellen bzw. in den Einstellungen des Betriebssystems den Audiopegel höher stellen bzw. „Booster“ einschalten. 
  • Ist Ihr Headset defekt? Haben Sie einen Ersatz parat. Vielleicht haben Sie ein Headset für das Handy (Kopfhörer + Mikrofon), das passt oder mit einem Adapter passend gemacht werden könnte. Oder Ihre Abteilung oder Ihre Kollegen/ Kolleginnen borgen Ihnen ihr Headset während der Session. Finden Sie heraus, was möglich ist. 
  • Wenn nichts hilft, kann das Aussteigen und neuerliche Einsteigen in die Webconferencing-Plattform oder ev. auch das neuerliche Hochfahren des gesamten Gerätes helfen.
4. Kein Webcam-Bild

Ähnlich kann es auch bei der Webcam passieren, dass das Bild nicht übertragen wird. Wie beim Audio checkt man:
 

  • Erkennt die Webconferencing-Plattform Ihre Webcam (ist es in den Videoeinstellungen aufgelistet?) Falls nicht, starten Sie Ihre Webconferencing-Plattform neu. Ist Ihre Webcam korrekt eingesteckt? (überhaupt eingesteckt, fest eingesteckt?) 
  • Überprüfen Sie in den Einstellungen des Betriebssystems, ob das Gerät erkannt wurde, sonst fügen Sie die Webcam – als neues Gerät hinzu. 
  • Ist Ihre Webcam defekt? Probieren Sie eine andere aus. 
  • Wenn nichts hilft, kann man ein vorbereitetes (Profil)-Foto als Videoersatz zeigen. 
  • Und wenn partout kein Bild von Ihnen übertragen wird, dann verströmen Sie souveräne Gelassenheit und 
    • beruhigen Sie die Teilnehmenden, 
    • weisen Sie darauf hin, dass die Bewegtbilder des/der Vortragenden für Inhaltsvermittlung nicht ausschlaggebend sind und
    • Sie ohnehin darauf geachtet haben, Ihre Unterlagen visuell besonders ansprechend zu gestalten. 

Dann können sich Ihre Teilnehmenden wieder – wie bei einer Telefonkonferenz – auf die gesprochenen Inhalte konzentrieren.

5. Webcambild viel zu hell/dunkel 

Auch wenn Sie Ihre Webcam und den passenden Webcam-Ausschnitt genauestens getestet haben, kann es passieren, dass Sie in der effektiven Online-Veranstaltung kaum zu sehen sind – denn Lichtverhältnisse verändern sich im Laufe eines Tages. Bedenken Sie dies schon beim Testen und treffen Sie dafür entsprechende Vorkehrungen:
 
Das Webcam-Bild ist zu dunkel: Besorgen Sie sich zusätzliche Lichtquellen, schalten Sie das Deckenlicht ein, besorgen Sie sich Schreibtisch- oder Stehlampen. Achten Sie bei der Positionierung darauf, diese indirekt auf das Gesicht zu richten, sonst ist Ihr diabolischer Eindruck inklusive 😉 

Es kann aber auch sein, dass unerwartet die Sonne herauskommt – da ist es hilfreich, wenn das Fenster abgedunkelt werden kann und/oder es möglich ist, den Übertragungsort zu ändern – weiter weg von Fenster. 

6. Keine Teilnehmenden 

 Sie sind im Seminarraum, der Starttermin nähert sich – ist erreicht – geht vorbei und niemand „erscheint“ im Raum, Sie bleiben alleine. Was kann die Ursache sein?
 

  • Sind Sie im korrekten Virtual Classroom? Überprüfen Sie die Internetadresse. 
  • Überprüfen Sie die Einladung der Teilnehmenden, hat sich in der angegebenen Webadresse ein Fehler eingeschlichen? 
  • Können Sie mit Ihrer IT in Kontakt treten. Liegt ein Problem vor? 
  • Können Sie einige der Teilnehmenden erreichen (telefonisch, per Mail, Direct Messaging…) und herausfinden, woran es liegt? Gibt es einen alternativen Zugang oder ist eine Verschiebung möglich? 
  • Über alternative Kontaktkanäle den Teilnehmenden Ideen für eigene Lösungsversuche geben oder Erfahrungen von „erfolgreichen“ Teilnehmenden teilen. 

7. Ich „falle“ aus der Online-Session Falls Sie mit einer Co-Moderation arbeiten, besprechen Sie schon im Vorhinein gemeinsam die Möglichkeiten. zB. 

  • Tauschen Sie mit der Co-Moderation die Kontaktdaten aus, sodass Sie bei Problemen in Kontakt treten können. 
  • Besprechen Sie eine Abfrage, ein Video oä., aus Ihrem Beitrag, den die Co-Moderation in der Zwischenzeit einsetzen kann. 
  • Wenn die Wahrscheinlichkeit eines Ausfalls relativ hoch scheint (z.B. weil gerade Arbeiten an der Leitung vorgenommen werden oder Sie an diesem Ort schon schlechte Erfahrungen gemacht haben), dann loggen Sie sich schon vor Beginn mit einem zweiten Gerät ein (idealerweise mit einer anderen Internetverbindung). Wenn ein Gerät ausfällt, können Sie über das andere arbeiten oder zumindest informieren. 
  • Falls Sie die E-Mail-Adressen oder andere Kontaktdaten der Teilnehmenden zur Verfügung haben: Schicken Sie über diesen Kanal eine kurze Information oder lassen Sie diese via Kollegen/Kolleginnen versenden. 

 

8. Hochladen funktioniert nicht

 Passiert Ihnen das auch? Jedes Mal, wenn Sie in letzter Minute noch etwas ausdrucken möchten, „spinnt“ der Drucker: es ist kein Papier drinnen, er produziert eine Fehlermeldung oder… Ähnlich ist das manchmal beim Hochladen der Unterlagen in den Online-Raum oder das Präsentationsgerät. Also:
 

  • Planen Sie genug Zeit im Vorfeld für das Hochladen ein, manchmal muss man es eben öfter probieren oder ein anderes Format wählen. 
  • Wenn das Hochladen nicht funktioniert, haben Sie auch noch die Möglichkeit, stattdessen Desktop-Sharing (Bildschirmübertragung) zu verwenden. Erkunden Sie dafür vorher in Ruhe die Desktop-Sharing Funktion.
9. Keine Präsentationsmaterialien

So etwas ist schon fast jedem einmal passiert – denn manchmal ist der Wurm drinnen: Sie löschen oder verschieben unabsichtlich Ihre vorbereiteten Unterlagen für Ihre Online-Veranstaltung und können diese nicht kurzfristig wiederherstellen. Da bewährt es sich, wenn man 

  • Unterlagen auch auf alternativem (Cloud-basierten) Speicher abgespeichert hat oder 
  • Unterlagen auch ausdruckt dabei hat, dann kann man diese einscannen, fotografieren oder zur Not auch in die Kamera halten 
  • andere Visualisierungsmöglichkeiten nützt: Setzen Sie das Whiteboard ein oder schreiben sie ein paar wichtige Stichworte in den Textchat. 
10. Pre-Work-Aufgaben nicht erledigt

 Es handelt sich nicht um ein Phänomen, das ausschließlich in Online-Räumen auftritt, auch bei Präsenztrainings könnten Sie vor der Heraus¬forderung stehen, dass die Teilnehmenden die erwarteten Pre-Work-Aufgaben einfach nicht gemacht haben. Mist! – Und Sie wollten genau darauf aufbauen. Die Gründe dafür sind ganz unterschiedlich, – fest steht, dass Sie souverän und menschlich korrekt mit Ihren Teilnehmenden starten müssen. 

Mögliche Lösungsansätze: 

  • Sprechen Sie augenzwinkernd „Belohnungen“ für jene aus, die sich vorbereitet haben z.B. durch Sound-Dateien, die Sie abspielen: Applaus, Jingle etc. 
  • Fassen Sie die Vorbereitung gemeinsam kurz zusammen z.B. im Textchat oder auch mündlich 
  • Bereiten Sie einen alternativen Einstieg für die Nicht-Vorbereiteten vor, damit diese möglichst schnell „an Board“ sind Vorsicht: Akzeptieren Sie die Situation, ersparen Sie sich und Ihren Teilnehmenden den Rechtfertigungsdruck oder Ausreden, v.a. produzieren Sie keine „Verlierer“. Viel zu oft kommen Schul-Assoziationen auf und die haben im beruflichen Umfeld nichts verloren.
11. Störungen der Umgebung

 Waren Sie schon einmal in einem Aufnahme-Studio? Kennen Sie die „ON AIR“ – Lampen, die rot leuchten, wenn aufgenommen wird? So etwas Ähnliches brauchen Sie auch, wenn Sie live in einer Virtual-Classroom-Session übertragen. Das hilft jedenfalls bei Menschen 😉.
 

  • Schließen Sie also die Türe und hängen Sie ein Schild auf „Liveübertragung“. 
  • Alternativ dazu können Sie im Großraumbüro auch den Red-ma Aufsteller „Lernfreiraum“ nützen, und so Ihre Umgebung deutlich darauf aufmerksam machen, dass Sie ungestört sein müssen und wollen. Sie finden diesen bei den Extras.
  • Hilft das alles nichts, dann souverän agieren: Störung hat Vorrang! Bauen Sie diese in Vortrag ein, und erklären Sie es kurz, denn die Teilnehmenden merken sowieso, dass Sie irritiert sind. Lösen Sie es mit einer Prise Humor! 
11. Niesen, Schrammen, Flecken & Co

 
Leider – oder glücklicherweise? ist der Mensch keine Maschine. Also gibt es immer wieder Situationen, in denen man sich nicht ideal fühlt, man ist kränklich, fühlt sich nicht so hübsch wie sonst (Fieberblasen, Fettfleck auf der Krawatte vom Mittagessen…) und muss oder möchte trotzdem eine professionelle VC-Veranstaltung abhalten. Sie können davon ausgehen, dass Ihre Teilnehmenden davon meist weniger gestört sind als Sie. Daher ist das Ziel, Ihre eigene Unsicherheit und Irritation darüber zu verringern: 

Also am besten dem Thema keine zu große Aufmerksamkeit beimessen, aber offensiv ansprechen und dann zum normalen Ablauf übergehen. 

Ein paar Beispiele: 

  • Sie haben einen störenden Pickel, Fieberblase oder eine Schramme im Gesicht. Gehen Sie kurz launisch darauf ein, z.B. „Ich habe dem VC so entgegengefiebert – dass sich eine Fieberblase gebildet hat“ 
  • Kurze Erklärung, warum die Stimme heute so heiser klingt (Üben, Erkältung…) 
  • Wenn Sie erkältet sind und Husten, Niesen oder ähnliches zu erwarten ist, dann kündigen Sie es am besten schon an. Wichtig: Schalten Sie Ihr Mikrofon lautlos, wenn Sie husten oder die Nase putzen. Die Teilnehmenden werden es Ihnen danken! Das kann die Ohren in den Kopfhörern der Teilnehmenden ansonsten zum „Klingeln“ bringen. 
  • Fettfleck auf der Krawatte: Vielleicht haben Sie ja einen netten Kollegen, der Ihnen aushilft oder eine Ersatzkrawatte in der Lade oder sprechen Sie das Missgeschick kurz an – schließlich haben Sie es ja mit Menschen zu tun und so kleine Hoppalas sind menschlich. Erfahrungsgemäß bringt der lockere, souveräne Umgang damit jede Menge Sympathiepunkte 😉 
13. Hilfe holen

 Manches lässt sich nicht alleine lösen – und außerdem ist es gut zu wissen, wo man sich Hilfe holen kann. Am besten Sie nehmen schon vorher einmal Kontakt auf und besprechen die beste Vorgehensweise im Notfall. 

Einige wichtige Telefonnummern oder Direct-Messaging-Informationen, die Sie sich in Ihren Notfallkoffer mit einpacken sollten:

  •  Kontakt zum Helpdesk 
  • Kontakt zur Organisation 
  • Kontakt zur Co-Moderation 

Weiters sollte Ihr Handbuch (kann auch elektronisch vorhanden sein) der Webinar-Lösung mit dabei sein. So kann man auch nochmals schnell nachsehen, wenn ein Problem auftreten sollte. Sorgen Sie auch für ein persönliches Backup, jemand, der Ihnen zur Hilfe kommen kann oder sich bei einem technischen Ausfall um die Teilnehmenden kümmert, – das wird Sie enorm entlasten! 

Es kann losgehen …

Zugegeben: Das Packen des Notfall-Koffers kann ganz schön aufwändig und stressig sein – genauso wie bei einer Reise, wo man sich auch ungern damit auseinandersetzt, dass es im Urlaubsort regnen oder das Gepäck verloren gehen könnte… 

Aber wenn man vorab daran gedacht und sich darauf vorbereitet hat, dann können Sie – 1,2,3 sorgenfrei und unheimlich entspannt sein, mit kleinen Pannen oder Reiseplanänderungen gelassen und souverän umgehen, – und wenn´s losgeht, die Reise so richtig genießen. 

Und genauso können Sie sich jetzt, nachdem Sie Ihren Notfallkoffer gepackt haben, auch entspannt zurücklehnen, Ihre VOR-Freude auf die Online-Session genießen und sich mit der BRAVO-Methode positiv aufladen (siehe Online Fitness 2: Souverän, kein Problem) – Dann kann eigentlich gar nichts mehr schief gehen.

Alternative Kontaktmöglichkeiten – als Plan B vorbereiten