Einen passenden Termin für eine Besprechung zu finden, stellt oft eine Herausforderung dar. Die Verwendung eines Online- Kommunikationstools kann den „gordischen Knoten“ lösen.
Bei einem Meeting alle dabei zu haben, die einen Beitrag zum Gelingen des Projektes oder zum Fortkommens der Organisation leisten könnten, ist wie einen Sack Flöhe zu hüten. Kaum hat eine Person zugesagt, kann eine andere nicht (mehr) kommen.
Wir wissen aber, dass regelmäßige Treffen Projekte vorantreiben oder Hürden aus dem Weg räumen können. Natürlich dienen sie auch der Beziehungspflege. Also liegt es nahe, nach Möglichkeiten zu suchen, diese Meetings trotz widriger Umstände durchführen zu können. Eine Lösung: wir nehmen die Einschränkung der räumlichen Präsenz heraus und schon bieten sich zusätzliche Möglichkeiten.
Einige Tipps, wie Meetings mit einzelnen Personen, die ausschließlich online dabei sind, gelingen:
- Das wichtigste bei einem Online-Meeting ist die qualitätsvolle Audioübertragung. Gerade wenn mehrere Personen sprechen, ist ein Mikrofon wichtig, das Stimmen über mehrere Audioeingänge überträgt. Schon unter hundert Euro sind gute Freisprecheinrichtungen für Konferenzräume (Konferenzspinnen) zu haben.
- Kostenfreie Software wie Skype, Facebook Messenger oder Facetime aber auch Webinarlösungen wie Zoom, Adobe Connect, Goto Meeting oä. eignen sich für die Übertragung auch von einer größeren Gruppe von Online-Teilnehmenden.
- Nutzen Sie in eine Webcam, die über einen Zoom verfügt, wenn Sie die gesamte Teilnehmendengruppe eines Raumes übertragen wollen.
- Ein Beamer oder ein TV-Gerät mit HDMI-Anschluss erleichtert die Bildübertragung für die gesamte Gruppe.
- Suchen Sie einen ruhigen Raum. Hintergrundgeräusche, Tassengeklapper oä. wird via Mikrofon übermäßig stark übertragen.
- Testen Sie die einzelnen Elemente, wenn sich die Gelegenheit ergibt. Und investieren Sie ausreichend Zeit VOR Beginn des Meetings, um die eigene Ausstattung in Betrieb zu nehmen und auch mit dem Online-Gegenüber eine Probe zu machen. Genauso, wie man einen Besprechungsraum vorbereitet (Gruppierung der Tische und Sessel, Geräte einschaltet und überprüft usw.), ist auch hier die Vorbereitung von essentieller Bedeutung für das Gelingen eines Online-Treffens.
Selbstverständlich kann man diese Empfehlungen auch für den Familien-Weihnachtsanruf zur Tante nach Australien oder Ihrem Sohn/Ihrer Tochter, die im Ausland weilt, nutzen 😉
Für Beratung, Tipps und Online-Moderationstraining steht Ihnen das red-ma-Team gerne zur Verfügung.