Kurs 7-3: Kunst des Präsentierens

 

 

So gestalten Sie beeindruckende Präsentationen.

 

 

 

Präsentieren statt vorlesen!

Die Folien sollten nicht selbsterklärend sein, sondern Spannung erzeugen,dann wird der/die Vortragende wichtig – er oder sie liefert dann die entscheidende Erklärung dazu. Viel Text ist also überflüssig für die Augen der Teilnehmenden, aber nicht für ihre Ohren 😉

Drei-Sekunden-Regel

Auch das spricht gegen zu viel Text und das Vorlesen der Folien: fund langweilig zugleich für die Teilnehmenden. Einerseits hört man die Vortragenden, ist aber andererseits schneller beim Lesen. Deshalb muss man immer wieder innehalten und suchen, wo sich der Vortrag gerade befindet. Das ist unnötig, erzeugt Widerstand und behindert die Lern- und Aufmerksamkeitsbereitschaft.#
Hier hilft in der Präsentationstechnik die sogenannte 3 Sekunden-Regel: Wenn wir etwas präsentiert bekommen, möchten wir es kurz mit den Augen überfliegen. Also – lassen Sie die Teilnehmer:innen 3 Sekunden die Folie scannen, – dann sind sie wieder bereit, zuzuhören.Kerninformation.

Eine der schwierigsten Aufgaben für alle, die voller Begeisterung ihr KnowHow teilen möchten, ist die Reduktion auf das Wesentliche:

Achtung Vollständigkeitsfalle! Das haben wir in der Schule oder auf der Uni gelernt: Es ging immer darum, alles zu wissen und wiederzugeben, sonst gab‘s Abzüge. Machen Sie sich bewusst: Sie wissen mehr als das Publikum und das Publikum weiß das auch – jetzt geht‘s ums Begeistern und Überzeugen. Das heißt:  auf jede Folie nur eine Kerninformation stellen, visuell unterstützt. Alles darüber hinaus erzählen Sie und/oder geben Sie ins Handout zum Nachlesen.

Übergänge gestalten

Das heißt auch, dass Sie komplexe Inhalte gekonnt auf mehrere Folien aufteilen. Hier geht‘s dann darum, die Übergänge für die Teilnehmenden nachvollziehbar zu gestalten: Verbinden Sie die Folien z.B. mit einer kurzen Zusammenfassung und einer kurzen Vorschau auf die Inhalte der nächsten Folie – dann erst wechseln Sie die Folie.>

Wechseln Sie bewusst zwischen Präsentationsmodus und Teilnehmendenansicht. Das bringt Abwechslung und holt die Aufmerksamkeit zurück.

Zeigehilfen verwenden: Setzen Sie Zeigehilfen ein! Damit lenken Sie die Aufmerksamkeit an die richtigen Punkte und führen die Teilnehmer:innen z.B. durch ein Schaubild.Etwa das Spotlight bei Powerpoint (funktioniert nur im Vollbildmodus!) oder den Mauszeiger vergrößern und einfärben.

Bedenken Sie, dass die Augen jede Bewegung des Pointers mitmachen dh. Unterstreichen und Hervorheben nur sparsam nutzen!

Abkürzungen

Der Platz auf Präsentationsfolien ist begrenzt, nicht nur deshalb sind Abkürzungen sehr beliebt, sondern auch unternehmensintern wimmelt es oft von Abkürzungen aller Art. Vergessen Sie also nicht den Zielgruppencheck: Sind alle Abkürzungen bekannt? Oder sollte diese sicherheitshalber erklärt oder wenigstens einmal in voller Länge zur Verfügung gestellt werden?

Präsentationen gekonnt aufbauen

Warum ergibt es Sinn, sich dafür viel Zeit zu nehmen und es gut anzulegen? Präsentationen sind dazu da, Ihren Vortrag visuell zu begleiten und zu unterstützen. Je klarer Design und Aufbau Ihrer Folien sind, desto schneller wird Ihre Botschaft verstanden, und desto lieber folgt man dem Vortrag.

Grafische Foliengestaltung

• Überschriften helfen, eine innere Ordnung und eine äußere Gliederung leichter wahrzunehmen. Der Titel soll sich zwar von der Schriftgröße her abheben, aber trotzdem schlicht bleiben
• Farben und Farbflächen sparsam nutzen. Faustregel: max. 3 Farben – unser Auge fasst Elemente mit einer Farbe inhaltlich zu einer Gruppe zusammen – stimmt das mit Ihrer Aussage überein?
• Schrift: serifenlose Schriftarten (= ohne Schnörksel und Häkchen) sind für das Auge angenehmer und können im Gehirn leichter verarbeitet werden (Arial, Helvetica, …)will ich befähigen? Bedenken Sie dabei auch das das Größenverhältnis. Gestalten Sie diese im 16:9 Format (neuere Bildschirme, Videos uä) oder im (älteren) 4:3 Format?
• Folienmaster:  Überprüfen Sie, ob es Vorlagen oder Vorgaben durch das Unternehmen oder Ihren Bereich zu beachten gibt. Darüber hinaus stehen hervorragende Präsentationsvorlagen in Powerpoint selbst, aber auch auf externen Seiten wie z.B. https://www.canva.com/ zur Verfügung, um nur ein Beispiel zu nennen.

Konsistente Bildsprache

• Entscheiden Sie sich für einen Grafikstil und bleiben Sie dabei. Mehr ist nicht besser: Achten Sie bei der Gestaltung von Visualisierungen darauf, nicht zu viele Stile (Bilder, Icons, Cartoons und Skizzen) zu mixen.
  Unser Hirn stellt nämlich automatisch Bezüge her, auch dort wo Sie diese nicht geplant hatten. Es sucht Orientierung. Konsistenz und einfache Visualisierungen entlasten und erleichtern die Konzentration auf das Wesentliche.
  Ideen und Vorschläge, wie man Grafiken vereinfachen kann, findet man  z.B. bei Garr Reynolds, der in seinen Büchern viele Vorher/Nachher-Beispiele von Folien zeigt. Ein Beispiel: https://de.slideshare.net/garr/sample-slides-by-garr-reynoldsAuch hier gelten die Fragen:
• Was will ich mit der Grafik ausdrücken?
• Was ist die wichtigste Information?
• Wie kann ich diese Information noch besser herausstellen?

Profitipp: Visualisierungen kann man auch händisch selbst zeichnen. Solche Folien sind eine willkommene Abwechslung. Sie erhöhen die Aufmerksamkeit und machen neugierig. Probieren Sie es einmal aus: Zeichnen Sie Teile vor und ergänzen live.

Visualisierungen

Schaubilder aller Art helfen, Prozesse und Zusammenhänge zu veran”schau”lichen. Das können Text, Daten, Fakten, Zahlen allein nicht so gut. Wie setzt man Bilder und Grafiken richtig ein? Ganz einfach – es braucht die richtige Qualität und die richtige Quantität.

Darstellungen müssen

• Aussagekräftig und passend zu Ihrem Inhalt sein – denn nur dann sind sie sinnvoll! Aauch Designelemente sagen etwas aus, betonen oder setzen etwas ins rechte Licht – also alle verwendeten Bilder bzw. Bildelemente gut im Auge haben, damit nicht zu viele oder widersprüchliche Aussagen im Raum stehen.
• Ansprechend sein – Wenn Ihr Vortrag professionell wirken soll, dann achten Sie darauf, dass Stil und Farben zum Gesamtkonzept passen. Also nicht wahllos Bilder und Grafiken aus diversen Recherchen zusammenkopieren – das ist auch aus Gründen des Urheberrechts problematisch.Was die Anzahl der Folien betrifft, helfen folgende Punkte:
• Weniger ist mehr: Passt die Qualität Ihrer Abbildungen, braucht es nicht viele davon.
• Ein Schritt nach dem anderen: Zeigen Sie dem Publikum immer nur eine Abbildung nach der anderen.
• Start- und Endfolien – eine Chance: Nutzen Sie diese Momente der Aufmerksamkeit. Teilnehmer:innen entscheiden in den ersten Sekunden, in welchen Modus sie gehen: gelangweilt oder interessiert.

Textgestaltung

Welche Texte Sie in Ihrer Online-Präsentation brauchen, ist vom Thema, Ihrem Publikum, Ihrem Ziel, den zeitlichen Rahmenbedingungen usw. abhängig. Aber es gibt ein paar Faustregeln und Prinzipien, an denen man sich dabei orientieren kann – schauen, Sie, was für Sie und zu Ihrem Thema passt:
Das CLEAR-Prinzip: Überprüfen Sie, ob Ihre Texte dem CLEAR-Prinzip entsprechen:

• CLear – klare Aussage
• Easy – einfache Sätze und Formulierungen
• Acceptable – Nachvollziehbarkeit im Aufbau
• Readable – gute Lesbarkeit, schnell zu erfassen

Und nachdem „readable“ auch heißt, dass die Schrift groß genug sein muss, um schnell und gut erfasst werden zu können, haben Sie damit schon einen guten Filter, um nicht zu viel Text auf eine Folie zu packen. Das gelingt auch mit der 1-7-7 Regel.

Nutzen Sie diese einfache Regel, wenn Sie Texte in Folien schreiben:

• 1 Argument pro Folie
• Max. 7 Zeilen Text
• Nicht mehr als 7 Wörter pro Zeile (+/- 2 Worte)

„Talking Headlines“: Überschriften bzw. Folientitel sind dazu da, anzuregen, neugierig zu machen, die Aufmerksamkeit zu erhöhen. Oft sieht man aber nichtssagende Überschriften, die noch dazu auf jeder Folie erscheinen. Die Wahrnehmungspsychologie lehrt uns: Was man immer sieht, sieht man nicht mehr. Wählen Sie hinführende, anregende Titel, z.B. „3 Prinzipien, die Sie weiterbringen“.

Fragen sind auch oft gute Überschriften, weil sie einen anregenden Charakter haben:

• Was sind die Vorteile von Tool X?
• Wo sollten Sie Tool X im Arbeitsalltag anwenden?“
• Wie sparen Sie Zeit durch die Anwendung von Tool X?

Fragen Sie sich auf jeden Fall bei jeder einzelnen Folie: Was soll die Folie aussagen? Durch welche knackige Überschrift kann ich die Aussage der Folie am besten unterstreichen?

Exkurs: Mnemotechniken

Es gibt für das menschliche Gehirn drei wichtige Verstärker für das Abspeichern von Information, die wir für die Gestaltung von Präsentationen nützen können. Und die uns helfen können, v.a. in Online-Sessions starke Wirkung zu erzielen:

Emotionen

Ereignisse, die uns emotional berühren, bleiben uns ein Leben lang in Erinnerung. Wahrscheinlich können Sie sich noch an Ihren ersten Kuss oder die Geburt Ihres Kindes erinnern. Informationen oder Ereignisse, die mit starken Emotionen verbunden sind, betrachtet unser Gehirn als besonders wichtig und speichert sie umgehend ins Langzeitgedächtnis. Wenn es Ihnen gelingt, während Ihrer Präsentation gezielt Emotionen beim Publikum zu erzeugen, können Sie diese Gefühle mit Information koppeln.

Wiederholungen

Sie haben es bestimmt auch schon erlebt: Irgendein Werbeslogan oder Refrain eines Songs geht Ihnen nicht mehr aus dem Kopf. Wiederholungen prägen sich ins Gedächtnis ein. Auch professionelle Präsentationen arbeiten oft mit Wiederholungen z.B. kurze Zusammenfassungen als Abschluss eines Abschnittes oder am Ende der Präsentation. Aus dieser Idee stammt auch der „klassische Dreischritt“ für den inhaltlichen Aufbau einer Präsentation:

• Sag, was du sagen wirst!
• Sag es!
• Sag, was du gesagt hast!

Bilder

Der Vollständigkeit halber auch hier nochmals erwähnt: Bilder und Grafiken. Schon die Ägypter haben Infografiken verwendet, um wichtige Botschaften für alle verständlich zu machen.

Exkurs: Präsentationsformat mit Speed

„Pecha Kucha“ heißt übersetzt „dauernd quatschend“, ist aber eine extrem strukturierte und sehr fokussierte Form der Präsentation: „Du kannst über alles sprechen, nur nicht über 6 Minuten und 40 Sekunden“, beschreibt am besten die Grundregeln: 20 Folien, die jeweils 20 Sekunden zu sehen sind, ist die Vorgabe.

Der Erfolg der in Japan erfundenen Methode ist enorm und eine willkommene Variante, um vielen hintereinander folgenden Präsentationen Speed und Pepp zu verleihen. Man kann diese Idee natürlich variieren, um es an das eigenen Thema und seine Zielgruppe anzupassen und die Folienanzahl oder den Betrachtungszeitraum etwas adaptieren. Bei solchen Formaten ist man besonders gut beraten, die Präsentation auf Bilder und mit möglichst wenig Text aufzubauen.

Fachbegriffe und Abkürzungen immer erklären – im Sinne einer professionellen Höflichkeit!

Komplexe Inhalte gewinnen oft durch Animationen!